En el post anterior «La importancia de la planificación para las pymes (1)» hablamos de la importancia de la planificación para cualquier empresa y en especial para las pymes. Como emprendedores en ocasiones cometemos el error de creer ciegamente en nuestro proyecto y buscamos cualquier manera de llevarlo a cabo, sin importar en ocasiones las opiniones de nuestro entorno. Estas opiniones deben ser medidas y cuantificadas para establecer posibles escenarios futuros. Podemos tener la mejor idea, pero si la ejecución no es idónea, pues es muy probable que nos llevemos una decepción. No es malo equivocarse, en absoluto, pero si podemos aprender de ello, pues mucho mejor.
En este sentido, hoy hablaremos sobre como la planificación puede beneficiar a una empresa.
La importancia de la planificación para las pymes (2)
Dirección y Planificación
Un entorno cambiante es un factor sustancial que influye en la introducción de la planificación en varias empresas. Bien se sabe que para la mayoría de estos últimos el entorno cambia en forma rápida y ofrece grandes peligros y oportunidades. En vista de este entorno cambiante puede decirse que la época exige la planificación, especialmente para las empresas más importantes para que así los directivos comprendan mejor el mundo tan complejo en el cual deben desenvolverse.
La planificación introduce un nuevo conjunto de fuerza y medio para tomar decisiones en una organización, de lo cual lo más importante será tratado a continuación.
- Simula el futuro. La planificación puede simular el futuro en papel. Las alternativas de simulación son reversibles, a diferencia de las decisiones tomadas en la vida real sin haber considerado cuidadosamente circunstancias futuras. Pero la simulación tiene otras ventajas: alienta al ejecutivo y le permite ver, evaluar y aceptar o descartar numerosas alternativas, lo cual sería imposible sin ella.
- Exige el establecimiento de objetivos. Un proceso de planificación no servirá de mucho si no sé establecen en algún momento objetivos específicos para áreas tales como ventas utilizadas y participación en el mercado.
- Aplica el enfoque del sistema. La planificación considera una empresa como un sistema compuesto de diferentes sub-sistemas, mediante el cual la alta dirección puede ver a las compañías como un todo, en vez de tratar con cada parte en forma individual y sin relacionarla con las demás partes.
- Revela y aclara oportunidades y peligros futuros. Un resultado importante del análisis de situación, es identificación de oportunidades y peligro.
- Crea una estructura para la toma de decisiones en toda la empresa. Un programa de planificación efectivo consiste en que proporciona una guía para los ejecutivos en todos los aspectos de un negocio para tomar decisiones afines con las metas y estrategias de la empresa.
Además, sirve base para otras funciones directivas:
La planificación tanto precede como está entrelazada inseparablemente con otras funciones directivas, por ejemplo, es obvio que la planificación es esencial para realizar un control efectivo.
- Mide el desempeño. Un plan completo proporciona una base para medir el desempeño. El desempeño de un negocio no sólo debería medirse en términos financieros cuantitativos, como muchas empresas lo tratan de hacer. Pero las características no cuantitativas también son muy importantes: por ejemplo la creatividad, innovación, imaginación, motivación y los conocimientos pueden reflejarse en los resultados financieros.
- Señala asuntos estratégicos. De esta manera, la atención de la dirección puede enfocarse sobre asuntos claves, sin tener que preocuparse por factores secundarios. Por supuesto, esto representa un elemento muy valiosa para una mejor toma de decisiones.
- Establece canales de comunicación. Un sistema de planificación bien organizado es una red de comunicación muy útil. El proceso de planificación es un medio para comunicar los objetivos, estrategias y planes operacionales detallados entre los niveles de la dirección. Sin embargo existen valores cuya naturaleza es más bien conductual y de los cuales los más sobresalientes son:
- Capacitación de los directivos. Varias compañías han comprendido que el sistema de planificación estratégica es un proceso de capacitación de los directivos.
- Sentido de participación. La planificación siempre debería estar acompañada por una mejor motivación y moral por parte de los directivos. Hoy en día las personas dentro de una organización, a cualquier nivel, están interesadas en participar en el proceso de la toma de decisiones para así contribuir con sus conocimientos a la empresa y encontrar oportunidades para ser creativos. Un proceso de planificación estratégica puede satisfacer estos deseos. Todos estos puntos anteriores permitirán una adaptación más fácil a los cambios por parte del personal, lo cual representa un atributo valioso para cualquier organización.
La planificación beneficia
Varios estudios cuantitativos, demuestran los buenos resultados obtenidos con la planificación en áreas como: ventas, utilidades, participación en el mercado, reparto equitativo para los accionistas, índices de operación y del costo/utilidad de las acciones. Hay que mencionar que la óptima productividad de una organización no es el resultado directo de la planificación estratégica sino que el producto de la gran variedad de habilidad directivas en una empresa. Sin embargo, en términos generales, las direcciones muy eficientes saben desarrollar sistemas de planificación que se adaptan a sus necesidades, lo cual vigoriza el proceso completo directivo y permite obtener mejores resultados, comparando con empresas que operan sin sistema de planificación formal. Con base a todo lo anterior se puede decir que la planificación estratégica está entrelazada de forma inseparable al telar de la dirección; asimismo no se le puede separar ni difiere del proceso directivo.
Para simplificar, existen dos tipo de dirección: uno es el que se lleva a cabo en los niveles más altos de una estructura organizacional, a la cual se denomina «Dirección estratégica» y todos los demás que pueden ser llamados «Dirección operacional».
Hace años, era la operación a la que se le prestaba mayor atención en la dirección de una empresa típica. Uno de los problemas más importantes era cómo usar eficientemente aquellos escasos recursos disponibles para producir bienes y servicios a precios aceptables para los consumidores. Se pensaba que al cumplir con este objetivo las ganancias serían maximizadas. Hoy día, el uso eficiente de recursos escasos todavía es una de las preocupaciones principales de las direcciones en cualquier organización; sin embargo, en la actualidad, debido a un ambiente turbulento y de rápidos cambios, la supervivencia de la habilidad de una organización para adaptarse en forma adecuada a este medio, tanto interno como externo, es cada vez más difícil.
La planificación es el apoyo determinante para la dirección estratégica. Por supuesto que no representa todo el proceso de la dirección estratégica sino que sólo es un factor principal en la realización de la misma. Se reconoce que la dirección estratégica y operacional están fuertemente ligadas; la dirección estratégica proporciona una guía, dirección y límites para la operaciones. Siendo así, la planificación esta relacionada con las operaciones. Sin embargo, el enfoque y el énfasis de la planificación y de la dirección estratégica se concentran más en la estrategia que en las operaciones.
Hoy en día, la dirección y planificación son vitales en cuanto al éxito de las compañías ya que una estrategia inadecuada puede crear serios problemas, no importando lo ineficiente en lo interno pero puede tener éxito, ya que utiliza las estrategias apropiadas. Por tanto, la postura ideal sería tener ambos factores. Aunque la planificación es de gran importancia en la dirección, no es él todo de esta última; la dirección tiene otras responsabilidades además de la planificación.
Aquí les dejo un vídeo de mi Canal de YouTube donde hago un resumen de este post:
Como ven, el post de hoy ha sido más denso pero enriquecedor. En la última entrega hablaremos de como empezar un proceso de planificación, que factores pueden influir en dicho proceso y algunas limitaciones que pudiera tener para la empresa.
Saludos!!!
